Se você configurar o Outlook para buscar e gerenciar seu e-mail para várias contas e também habilitar alertas de desktop para novos e-mails, você sempre receberá notificações quando novos e-mails chegarem - e não importa se os novos e-mails são mensagens importantes ou não. Portanto, se você opera uma conta de e-mail privada e uma comercial no Outlook, por exemplo, faz sentido priorizar as mensagens de uma conta em relação à outra.
Neste guia, pretendemos mostrar como limitar as notificações do Outlook apenas a e-mails importantes no Windows 10. Por exemplo, se você usar seu e-mail privado para receber anúncios e boletins informativos, poderá instruir o Outlook a parar de exibir alertas de área de trabalho para esta conta porque as notificações simplesmente não são tão importantes.
Como gerenciar alertas do Outlook em um computador desktop
Para ser justo, um fluxo constante de notificações por e-mail pode atrapalhar a linha de pensamento de qualquer pessoa. Se não quiser desativar as notificações de todos os novos e-mails no Outlook - especialmente se precisar continuar vendo mensagens importantes de trabalho / negócios assim que chegarem - você pode configurar o Outlook para notificá-lo apenas sobre e-mails importantes.
Para quase todas as situações, existem procedimentos úteis que você pode aproveitar para forçar o Outlook a se comportar de maneira adequada (da maneira que você deseja).
Como desativar novos alertas de e-mail:
Se você está cansado de ver novas mensagens e não deseja receber notificações, desative os alertas de novos e-mails. A mudança aqui é extrema, porém, e não a recomendamos.
- Estas são as instruções que você deve seguir para desativar novos alertas de e-mail:
- Primeiro, você deve abrir ou executar o aplicativo Outlook em seu computador.
- Supondo que a janela do Outlook esteja agora na tela do seu PC, você deve clicar no menu Arquivo.
- Na lista apresentada, clique em Opções.
- Na tela Opções, você deve verificar a lista no painel esquerdo e clicar em Correio.
Você será direcionado para a guia Correio agora.
- Agora, você deve localizar a seção Chegada da mensagem (role para baixo se for necessário).
- Depois de ver o parâmetro Display a Desktop Alert, você deve clicar em sua caixa de seleção para desativá-lo.
- Agora, você deve clicar no botão OK para afirmar as coisas e voltar para a tela principal do Outlook.
Se você fez tudo corretamente, o Outlook tomará nota da nova configuração e parará de alertá-lo sobre novos e-mails.
- Como desabilitar alertas para uma conta de e-mail específica; como ativar alertas para todas as contas de e-mail, exceto uma:
Se quiser que o Outlook pare de alertá-lo sobre novos e-mails em uma conta de e-mail específica (digamos, seu e-mail particular, por exemplo), o procedimento aqui é para você.
Siga estas instruções para configurar o Outlook para parar de mostrar notificações para uma conta de e-mail específica (enquanto permite notificações para outras contas):
- Primeiro, você deve executar ou abrir o aplicativo Outlook em seu PC.
- Assim que a janela do Outlook aparecer na tela, você deve olhar para o canto superior esquerdo e clicar em Arquivo.
- Na lista que aparece, você deve clicar em Gerenciar regras e alertas.
- Agora, você deve clicar em Novas Regras.
O Outlook abrirá a janela do Assistente de regras.
- Aqui, você deve clicar em Aplicar regra nas mensagens que recebi (um dos modelos).
- Agora, você deve passar para a condição. Clique em Avançar.
O Outlook abrirá outro prompt agora.
- Clique no botão Sim novamente para prosseguir com a tarefa.
- Agora, na lista Actions, você deve clicar em Display a Desktop Alert.
- Clique em Avançar.
- Agora, você deve selecionar ou especificar a exceção. Escolha Exceto por meio da conta especificada.
- Aqui, você deve marcar a parte inferior da caixa e clicar no link Especificado lá.
- E, finalmente, você deve clicar em Concluir para confirmar as coisas e ativar a nova regra que acabou de criar.
- Como habilitar alertas apenas para certas contas de e-mail:
Se você deseja que o Outlook envie notificações para certas contas de e-mail - aquelas que você considera mais importantes - então você pode configurar o cliente de e-mail para fazer exatamente isso. Se você deseja ver notificações para apenas duas ou mais contas, este procedimento foi feito para você.
Siga estas etapas para instruir o Outlook a mostrar apenas notificações para contas específicas:
- Primeiro, você deve executar ou iniciar o aplicativo Outlook em seu computador.
- Assim que a janela do programa Outlook aparecer, você deve verificar seu canto superior esquerdo e clicar em Arquivo.
- Agora, no menu que aparece, você deve clicar em Novas Regras.
O Outlook abrirá a janela do Assistente de regras.
- Clique no modelo Aplicar regra nas mensagens que recebo para continuar.
- Agora, supondo que você esteja na seção Condição, você deve selecionar o parâmetro Por meio da conta especificada.
- Aqui, na parte inferior da caixa, você deve clicar no link Especificado.
- Agora, você deve selecionar as contas para as quais deseja ver alertas.
- Clique em Avançar.
- Agora, você deve escolher a ação Exibir um alerta na área de trabalho.
- E finalmente, para afirmar coisas e habilitar a regra que você criou, você deve clicar em Concluir.
Se você fez tudo corretamente, receberá alertas apenas para as contas de e-mail especificadas (e nada mais).
- Como obter notificações do Outlook apenas para e-mails importantes; como obter alertas de e-mail quando um remetente específico está envolvido:
Aqui, pretendemos mostrar como você pode marcar um e-mail de um remetente específico como importante e configurar o Outlook para mostrar alertas apenas para mensagens desse remetente. A configuração proposta é útil se você não quiser se preocupar com emails de outros remetentes ou caixas de correio.
Siga estas instruções para forçar o Outlook a alertá-lo apenas quando uma mensagem vier de um remetente específico:
- Primeiro, você deve iniciar ou abrir o aplicativo Outlook em seu computador.
- Assim que a janela do Outlook aparecer, você deve navegar até o canto superior esquerdo e clicar em Arquivo.
- No menu próximo ao canto esquerdo da janela, você deve clicar em Opções.
- Supondo que agora você esteja na tela Opções do Outlook, você deve verificar a lista próxima ao painel esquerdo e clicar em Correio.
- Agora, você deve localizar a seção Chegada da mensagem. Lá, você deve desmarcar todos os parâmetros (clique em suas caixas de seleção - se necessário).
- Clique no botão OK (perto da parte inferior da janela).
Agora, você deve prosseguir para criar uma regra para e-mails importantes de um remetente específico. Continue com estas instruções:
- Presumindo que você esteja na janela do aplicativo Outlook, você deve clicar em Regras (próximo ao topo da tela).
- Na lista que aparece, você deve clicar em Gerenciar regras e alertas.
O Outlook abrirá a caixa de diálogo ou janela Regras e Alertas agora.
- Supondo que você esteja na guia Regras de e-mail (por padrão), você deve clicar no botão Nova regra.
A caixa de diálogo do Assistente de regras será exibida agora.
- Clique na caixa de Tocar um som quando eu receber mensagens de alguém - se desejar este recurso. Escolha uma caixa de modelo.
- Agora, você deve clicar no link 'pessoas ou grupo público'. Aqui, você deve selecionar o remetente cujos e-mails deseja marcar como importantes.
- Clique em 'reproduzir um som'. Aqui, você deve selecionar o som de sua preferência ou necessidade.
- E finalmente, você deve clicar no botão Concluir.
Se você retornar à caixa de diálogo ou janela Regras e alertas, deverá clicar no botão OK (para salvar a regra que acabou de criar).
Agora, se você seguiu as etapas acima corretamente, só receberá alertas para mensagens do remetente marcado e o som especificado será reproduzido.
- Como obter notificações apenas para mensagens importantes; como obter alertas de e-mail apenas quando um assunto específico está envolvido:
Se quiser que o Outlook mostre notificações de e-mails importantes com base em um assunto específico, você pode configurar o cliente de e-mail para fazer exatamente isso. Aqui, pretendemos mostrar a você como marcar certos e-mails como importantes com base em um assunto conhecido e também forçar o Outlook a tomar nota de algumas coisas.
Siga estas instruções para forçar o Outlook a mostrar alertas para novos e-mails com base em um assunto específico:
- Primeiro, você deve iniciar ou executar o aplicativo Outlook em seu computador.
- Assim que a janela do Outlook for exibida, você deve olhar para o canto superior esquerdo e clicar em Arquivo.
- Verifique o menu próximo ao canto esquerdo da janela e clique em Opções.
- Assim que a tela Opções do Outlook aparecer, você deve verificar a lista próxima ao painel esquerdo e clicar em Mail.
- Agora, você deve encontrar a seção Chegada da mensagem. Lá, você deve desmarcar todos os parâmetros (clique em suas caixas de seleção - se precisar remover as marcas).
- Clique no botão OK (na parte inferior da janela).
Neste ponto, você deve prosseguir para criar uma nova regra que define certos emails - com base em um assunto - como mensagens importantes para as quais as notificações devem ser exibidas. Continue com estas etapas:
- Aqui, supondo que você esteja de volta à tela principal do Outlook, você deve clicar em Regras (uma opção próxima ao topo da tela).
- Na lista que aparece, você deve clicar em Gerenciar regras e alertas.
A caixa de diálogo ou janela Regras e alertas será exibida agora.
- Na guia Regras de email, você deve clicar no botão Nova regra.
O Outlook abrirá a caixa de diálogo ou janela do Assistente de Regras agora.
- Em Iniciar de uma regra em branco, você deve clicar em Aplicar regra nas mensagens que eu recebo.
- Agora, você deve clicar no botão Avançar.
- Supondo que você esteja agora na segunda caixa de diálogo ou janela do Assistente de Regras, você deve fazer o seguinte:
- Clique na caixa para Com palavras específicas no assunto (para selecionar este parâmetro).
- Clique na caixa de Palavras específicas (para selecionar este parâmetro).
- Agora, você deve preencher a caixa de diálogo Pesquisar texto com palavras ou frases específicas para o assunto do email.
- Clique no botão Adicionar e, em seguida, clique no botão OK para afirmar as coisas.
- Clique no botão Avançar.
Aqui, supondo que você esteja na terceira caixa de diálogo ou janela do Assistente de Regras, você deve clicar na caixa para Reproduzir um som (para selecionar este parâmetro).
- Na Etapa 2, você deve clicar no link de um som.
- E finalmente, você deve clicar no botão Concluir para finalizar as coisas e salvar seu trabalho.
Se você for levado de volta à caixa de diálogo ou janela Regras e alertas, terá que clicar no botão OK.
Bem, se você executou as tarefas acima corretamente, o Outlook apenas mostrará alertas e reproduzirá sons para novos e-mails que contenham as palavras ou frases especificadas em seus assuntos.
- Como editar regras no Outlook:
Você deve ter notado que nas operações acima, usamos a função Regras do Outlook para configurar o cliente de e-mail para se comportar de uma determinada maneira. Por meio de regras, você pode instruir o Outlook a alertá-lo apenas sobre determinados e-mails de uma conta de e-mail específica, exibir notificações para certos tipos de mensagens e assim por diante.
Aqui, pretendemos mostrar a você como modificar regras, excluí-las ou até mesmo desligá-las temporariamente.
Por exemplo, se quiser forçar o Outlook a exibir a caixa de diálogo Novos alertas de e-mail no lugar da caixa de diálogo Alerta da área de trabalho, você deve fazer o seguinte:
- Primeiro, você deve iniciar ou executar o Outlook em seu computador.
- Assim que a janela do Outlook aparecer, você deve ir ao topo da janela e clicar em Home (uma das guias).
- Na seção Mover, você deve verificar e clicar em Regras.
- Na lista que aparece, você deve selecionar Gerenciar regras e alertas.
O Outlook abrirá a caixa de diálogo Regras e alertas agora.
- Supondo que você esteja na guia Regras de e-mail, você deve clicar em Alterar regra (para ver a lista de opções disponíveis).
- Clique em Editar configurações de regra.
Neste ponto, a primeira tela da caixa de diálogo do Assistente de Regras exibirá a lista de condições que podem ser usadas para definir uma regra para mensagens de email recebidas. Em procedimentos anteriores, nós o orientamos a fazer certas seleções. Se você quiser fazer alterações nas condições da regra na qual está trabalhando agora, deve fazer isso agora. Caso contrário - se você não tem intenção de fazer alterações - você deve clicar em Avançar.
Da mesma forma, você pode fazer alterações na tela que lista as condições que podem ser usadas para definir regras para mensagens recebidas. Por exemplo, você deve clicar em Display a Desktop Alert para selecionar a caixa para este parâmetro e então clicar em Next para continuar com as coisas.
Se você deseja que o Outlook exiba alertas com maior probabilidade de chamar sua atenção, você deve rolar a lista de ações e clicar na caixa Exibir uma mensagem específica na janela Alerta de Novo Item (para selecionar este parâmetro) .
E se você quiser personalizar a mensagem que aparece na caixa de diálogo ou janela Novos alertas de e-mail, você deve clicar no link de uma mensagem específica, que geralmente está abaixo da caixa da Etapa 2. A caixa de diálogo ou janela Mensagem de alerta será exibida agora. Agora, você tem que preencher a caixa de texto em Especificar uma mensagem de alerta e clicar no botão OK para salvar seu trabalho.
Se você deseja introduzir novas exceções ou remover exceções já existentes, você deve clicar em Avançar. Dessa forma, você pode acessar a lista de exceções e fazer as alterações necessárias.
Por exemplo, se você deseja alterar o nome de uma regra ou alterar outras opções que aparecem na última tela da caixa de diálogo Assistente de regras, você deve clicar em Avançar (mais uma vez na tela Exceções). Se essa for a única alteração que pretende fazer, agora você pode clicar no botão Concluir (na tela Ações) para confirmar e salvar as alterações feitas.
No final da tarefa, a caixa de diálogo do Assistente de regras será fechada automaticamente. É provável que você retorne à caixa de diálogo Regras e alertas. Lá, você pode clicar em OK para fechar a janela. Se quiser executar a regra na qual acabou de trabalhar imediatamente, você deve clicar em Executar regras agora (a opção na parte superior da guia Regras de email).
Aqui, supondo que você esteja na caixa de diálogo Executar regras agora, você pode clicar no parâmetro Selecionar regras (para selecioná-lo), clicar na caixa de seleção da regra que deseja executar agora e, em seguida, clicar em Executar agora. O aplicativo Outlook agora deve funcionar para executar a regra.
A caixa de diálogo ou janela Executar regras agora, entretanto, não desaparecerá automaticamente. Você terá que clicar em Fechar para dispensá-lo. Da mesma forma, você deve clicar em OK para fechar a caixa de diálogo ou janela Regras e alertas. É improvável que este último desapareça automaticamente.
Bem, se você fez tudo corretamente, a caixa de diálogo Alertas de novos e-mails ou janela começará a mostrar sua mensagem personalizada no topo.
DICA:
Já que você veio aqui para aprender como impor um controle rígido sobre alertas de novos e-mails no Outlook - o que significa que você não deseja que notificações desnecessárias o distraiam -, podemos assumir com segurança que a produtividade está no topo de sua lista de prioridades. Por este motivo, recomendamos que você obtenha o Auslogics BoostSpeed.
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