O Microsoft Planner pertence ao pacote de aplicativos Office365. É um aplicativo de planejamento que equipes e indivíduos podem utilizar para criar planos, atribuir tarefas, comunicar e colaborar e compartilhar documentos, entre outros usos. As tarefas podem ser criadas e configuradas de maneira específica e adaptada às necessidades da equipe. O processo é bastante simples, mas muitas pessoas têm problemas com ele.
Na verdade, atualizar o progresso da tarefa no Planner pode ser tão fácil quanto monitorar o progresso das tarefas atribuídas a cada indivíduo em intervalos específicos. No entanto, o diabo está nos detalhes, e algumas pessoas parecem não conseguir pegar o jeito. Se você está neste barco, este guia é para você. Ao final deste guia, você terá aprendido como gerenciar o progresso da tarefa no Microsoft Planner.
Como configurar o Microsoft Planner
O Microsoft Planner é a ferramenta de gerenciamento de tarefas virtuais do pacote Office 365. Ele fornece uma maneira fácil para as equipes colaborarem, planejarem e monitorarem tarefas. Os usuários também podem atualizar o status da tarefa e compartilhar informações sobre a tarefa para uma coordenação mais perfeita do projeto.
No Planner, você pode dividir um grande projeto em tarefas menores, com um cronograma para cada tarefa, que coletivamente compõem a duração de um plano específico. Conforme as tarefas são concluídas, você pode alterar seu status de “Não iniciado” para “Em andamento” e, finalmente, para “Concluído”. Você pode até criar tarefas adicionais, se necessário.
O Planner inclui muitos modelos que permitem que você pule rapidamente para tarefas e projetos, economizando muito tempo. Você só precisa ter certeza de que os modelos estão em sintonia com as tarefas da sua equipe e refiná-los se necessário, e você pode ir direto ao trabalho.
Para começar, você deve entrar em sua conta do Office 365. Vá para a página Planejador no Office 365 e insira seus detalhes de usuário. Uma vez conectado, clique em Planner na guia Home para carregar a interface do Microsoft Planner.
Aqui, você tem três maneiras de proceder. Se você já criou planos, selecione os mais usados clicando em “Planos favoritos”. Se você deseja visualizar todos os seus planos, clique em “Todos os planos”. No entanto, se você deseja criar um novo plano do zero, clique na opção Novos Planos.
Na janela Criar Novo Plano, digite um nome de plano no campo fornecido. É melhor usar um nome que represente de forma concisa o propósito do plano. Na seção “Quem pode visualizar este plano?” grupo, escolha “Minha organização” para disponibilizá-la a todos em sua equipe e “Somente pessoas que eu adicionar” para restringir a visualização às pessoas com acesso permitido. Não se esqueça de adicionar uma descrição do plano e escolher se os novos membros devem ser adicionados automaticamente aos emails de notificação.
Quando tiver concluído todas as configurações, você pode finalmente clicar no botão Criar plano. Depois de criar o plano, você pode prosseguir e adicionar tarefas.
Para começar, abra o Microsoft Planner, selecione seu plano e clique no botão + ou Adicionar Tarefa. Aqui, você deve dar um nome à sua tarefa. No campo “Digite um nome de tarefa”, digite o nome da tarefa. Em seguida, escolha uma data de vencimento. Finalmente, atribua a tarefa a uma equipe ou colaborador individual.
Feito isso, clique no botão Adicionar Tarefa para criar a tarefa. Você pode criar várias tarefas dessa forma e atribuí-las a pessoas diferentes.
Como atualizar o andamento da tarefa no Microsoft Planner
O progresso da tarefa no Microsoft Planner é dividido em três componentes, cada um representando o quão longe a tarefa foi.
Não foi iniciado.
Atribuído a uma tarefa que não começou ou que não foi atribuída a ninguém. Ele também pode receber o rótulo se a data de início da tarefa ainda estiver no futuro.
Em progresso.
Este rótulo é atribuído a tarefas em andamento. Não importa a porcentagem da tarefa realizada. O Microsoft Planner possui apenas esse rótulo para marcar todas as tarefas em andamento, independentemente do nível individual de conclusão.
Concluído. Este rótulo é atribuído a tarefas que foram concluídas.
Portanto, atualizar o progresso da tarefa consiste em alternar entre esses rótulos para cada tarefa criada, conforme apropriado.
Como atualizar manualmente o andamento da tarefa no Microsoft Planner
Existem várias maneiras de atualizar o andamento das tarefas no Microsoft Planner.
Observe que cada estágio de progresso é representado por um ícone.
Não foi iniciado.
Um círculo em branco.
Em progresso.
Um círculo meio colorido.
Concluído.
Um círculo totalmente colorido com uma marca no meio.
Grupos> Progresso
- Navegue até Grupos e selecione uma tarefa.
- Clique na seta suspensa Progresso.
- Selecione a opção que você precisa.
Por exemplo, se a tarefa for concluída, selecione Concluída na lista suspensa Progresso.
Seleção de símbolos
Cada tarefa possui um símbolo que representa seu progresso. As tarefas concluídas têm o símbolo de um círculo completo com uma marca no meio, enquanto as tarefas em andamento têm o símbolo de um círculo meio cheio.
Selecione o símbolo ao lado da tarefa para abrir um painel de seleção de progresso e selecione outro status de progresso.
Seleção de tarefas
Essa é outra maneira de alterar o status de andamento de uma tarefa. Basta selecionar a tarefa para revelar o painel de seleção de progresso. Atualize o progresso da tarefa a partir daí.
Como usar o Planner com o Microsoft Teams para gerenciar tarefas
Como a criação de um novo plano cria automaticamente um novo grupo do Office 365, você pode colaborar usando as tarefas do Planner em outros aplicativos conectados na família Office 365, como OneDrive e Outlook.
Você também pode usar o Planner with Microsoft Teams para gerenciar tarefas criadas. Você pode colaborar nas tarefas por meio do Planner ou adicionando uma ou mais guias do Planner a um canal Teams.
Veja como criar um canal do Planner no Microsoft Teams:
- Abra Teams e selecione um canal. No canal, clique no botão +.
- Encontre e selecione o planejador.
- Crie um plano com os detalhes corretos e salve-o. Você também pode escolher planos já existentes.
O processo de adicionar uma tarefa, atribuí-la e atualizá-la é igual ao explicado acima.
O Microsoft Planner é usado para criar pequenas tarefas que se encaixam coletivamente em um plano maior para a colaboração de uma equipe. Saber como atualizar o progresso do início à conclusão e também colaborar em uma plataforma como o Microsoft Teams pode aumentar a produtividade individual e o trabalho em equipe na organização.
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